Kiegyensúlyozza a költségeket és a minőséget a készülékek beszerzésénél?

A költség és minőség közötti kompromisszum megértése a készülékek beszerzésénél

Az alacsony egységár elsődlegessé tétele hosszú távú érték helyett – buktatók

A készülékek költségeinek csak a vásárlási áron való értékelése hosszú távon általában többe kerül. A Gartner tavalyi jelentése szerint azok a vállalatok, amelyek a legolcsóbb egységeket választják, körülbelül 30 százalékkal többet költenek javításokra és visszaküldésekre három év alatt. Az a valóság, hogy a költségvetési alkatrészek nem bírják ki annyira jól a terheléspróbákat, mint kellene. Ennek eredménye a váratlan meghibásodások, számos garanciális probléma felbukkanása, valamint az ügyfelek frusztrációja, ami végül negatívan befolyásolja a márka piaci megítélését.

A költség-minőség egyensúly meghatározása B2B beszerzések során

A stratégiai beszerzés során a árakat az üzemeltetési küszöbértékekhez kell igazítani. Ahogyan az iparági beszerzési irányelvek is kiemelik, ez az egyensúly a szállítók értékelését jelenti hibarátás-tűréshatárok (≤2% a legtöbb iparágban), szállítási határidő megbízhatóság (±5%-os eltérés) és műszaki támogatás reagálási sebessége alapján. Azok a beszerzési csapatok, amelyek formális kritériumokat dolgoznak ki, 41%-kal csökkentik a szállítóktól függő zavarokat (Aberdeen Group, 2023).

Esettanulmány: Hogyan váltott egy nagykereskedelmi lánc az olcsó importtermékekről középkategóriás gyártókra

Egy nemzeti háztartási készülék-kereskedőlánc évi 1,2 millió dollárral csökkentette a cserék költségeit, miután költségkímélő ázsiai szállítóit ISO 9001 tanúsítvánnyal rendelkező gyártókra cserélte. Bár az egységárak 18%-kal emelkedtek, ez a lépés megszüntette a garanciális igények 73%-át, és 12 hónapon belül javította a pontos határidőre történő szállítást 68%-ról 94%-ra.

A teljes tulajdoni költség (TCO) növekvő szerepe a stratégiai beszerzésben

Az okos vállalatok napjainkban figyelembe veszik a teljes tulajdonlási költségeket, amikor értékelik, mennyire energiatudatosak a berendezések, milyen szervizszerződések járulnak hozzájuk, és milyen esetleges megfelelőségi problémák merülhetnek fel a jövőben. A legalább 15 százalékkal alacsonyabb energiafogyasztású berendezések jelentősen csökkentik a működési költségeket hosszú távon. Az öt-hét évig tartó átlagos termékélettartam alatt a karbantartási költségek is jelentősen eltérhetnek attól függően, hogy ki gyártotta a berendezést. Ne feledjük továbbá, hogy bírságokkal sújthatják azokat, akik nem felelnek meg a környezetvédelmi előírásoknak. Csak múlt évben az üzleti szférának átlagosan körülbelül negyvenhét ezer dolláros büntetést kellett fizetnie az EPA-tól a szabályok megsértése miatt.

Rövid távú megtakarítások és hosszú távú ellátási lánc-kockázatok egyensúlyozása

A 2023-as McKinsey tanulmány szerint azok a vállalatok, amelyek a negyedéves megtakarításokat részesítik előnyben a beszállítói stabilitással szemben, 2,3-szor nagyobb készlethiány-kockázattal néznek szembe igényugrás idején. A kettős beszerzés, egy költségvetési és egy prémium beszállítótól, ellenállóképességet teremt – az alkalmazók 88%-a jelentette, hogy javult a válságkezelésük anélkül, hogy túllépték volna a CAPEX korlátokat.

A teljes tulajdonlási költség értékelése az egységárhoz képest háztartási gépek beszerzésekor

Rejtett költségek a alacsony árú készülékek mögött

Az alacsony egységárak vonzóan nézhetnek ki a papíron, amikor beszállítói ajánlatokat értékelünk, de a beszerzéssel foglalkozó szakemberek általában váratlan költségekbe ütköznek a vásárlások után. A Gartner tavaly publikált kutatása szerint a legolcsóbb beszállítóktól vásárolt berendezések hosszú távon körülbelül 30 százalékkal többe kerülnek javításokra és visszaküldésekre tekintettel, mivel az alkatrészek korai meghibásodása miatt gyorsabban fogyasztják az áramot, mint várták, és néha módosításokat igényelnek a megfelelő illesztéshez. Mindezen problémák lényegében semlegesítik a kezdeti megtakarításokat, így a vállalatok végül többet fizetnek egy olyan dologért, ami valójában eleve nem volt olcsóbb.

A teljes tulajdonlási költség (TCO) fő összetevői

A működési költségek dominálnak a kereskedelmi berendezések beszerzésénél, a teljes kiadások több mint felét kitevő részt képviselik. Ezért a beszerzési árra való kizárólagos fókusz félrevezető és pénzügyileg kockázatos.

Esettanulmány: Életciklus-költségek csökkentése 22%-kal a teljes tulajdonlási költség alapján hozott döntésekkel

Egy vendéglátóipari lánc évente 360 000 dollárt takarított meg a teljes tulajdonlási költség elemzésének alkalmazásával. Az energiahatékony, IoT-felügyelettel ellátott mosogatógépek esetében 12%-kal magasabb kezdeti befektetéssel 28%-kal alacsonyabb vízfogyasztást értek el, és a berendezések élettartamát 3 évvel meghosszabbították. Ez az áttérés összhangban áll a teljes tulajdonlási költség modelljeivel, amelyek az életciklus teljesítményét részesítik előnyben a kezdeti megtakarítással szemben.

Stratégia: Teljes tulajdonlási költség kalkulátor készítése szállítók összehasonlításához

A modern beszerzési csapatok súlyozott TCO-számológépeket használnak, amelyek valós idejű energiára vonatkozó ár-előrejelzéseket, márkás javítási költségadatbázisokat és környezetvédelmi engedélyezési díjakat foglalnak magukban. Ezek az eszközök segítenek mennyiségileg meghatározni a felmerülő kockázatokat, mint például az energiainfláció – amelyre 2025-re 18 USD/egység/év növekedés várható – és a növekvő szénadók, így pontos, előretekintő összehasonlítást tesznek lehetővé a beszállítók között.

Minőségi standardok meghatározása és megbízható globális beszállítók kiválasztása

Inkonzisztens teljesítmény kezelése az egész világon működő készülékbeszállítók esetében

A készülékeket beszerző csapatok világszerte komoly fejfájással néznek szembe manapság. Az ISO 2023-as felmérésének legfrissebb adatai szerint a fejlődő országokban majdnem minden negyedik szállító nem képes folyamatosan teljesíteni a szerződésben meghatározott specifikációkat. A probléma gyökere többféle régióközi különbségben rejlik, mint például az előírások, a gyárak tényleges termelési képességei és a minőségellenőrzés módja. Mindez komoly gondokat okozhat vállalatoknak, beleértve a szállítási késéseket, sőt a legsúlyosabb esetben termékvisszahívásokat is. Vegyünk például egy Vietnamban alapított mosogatógépgyártót. Kiválóan képesek lehetnek a fényes rozsdamentes acél felületek elérésére, de gyakran elmarad a megfelelő korrózióállósági tesztelés, ami elengedhetetlen fontosságú olyan éttermek számára, amelyek tengerpart közelében helyezkednek el, ahol a sós levegő gyorsabban rongálja a berendezéseket.

Mérhető minőségi standardok kialakítása a márkaelvárásokhoz igazítva

A vezető beszerzési csapatok mennyiségi mutatók, például az MTBF (átlagos hibák között eltelt idő) küszöbértékei és az energiahatékonysági tűrések alapján határozzák meg az előírásokat. Kereskedelmi hűtők esetén a kulcsfontosságú referenciaértékek a következők:

• ≤0,5% hibaráta a kompresszorhegesztésekben
• ±5 °F hőmérséklet-stabilitás 90%-os terhelés mellett
• 12 év várható élettartam ≤3 karbantartási beavatkozással

Ezek az előírások biztosítják a tárgyilagos értékelést és az igazi működési igényekkel való összhangot.

Esettanulmány: ISO-szabványok érvényesítése Délkelet-ázsiai gyártóknál

Amikor egy európai szállodacsoport elérte, hogy minden ASEAN-területi beszállítója megszerezze az ISO 9001:2015 minősítést, az alkatrész-csere költségeik körülbelül 17%-kal csökkentek. A program valójában több lépésből állt. Szakembereket küldtek, akik átvizsgálták a hűtési létesítményeket Vietnamban, független laborokat bíztak meg a használt rozsdamentes acél típusának tesztelésével, és évente ellenőrizték azokat a kifinomult, internethez kapcsolódó diagnosztikai eszközöket. Azoknak a beszállítóknak, akik sikerrel teljesítették ezeket az előírásokat, jutalom is járt – körülbelül 15%-kal több megrendelés a szállodalánc részéről. Ez egészen világosan mutatja, hogy amikor a vállalatok a tényleges teljesítményhez kötik a jutalmazást, nem pedig csak a minőségről beszélnek, a dolgok természetes módon javulnak anélkül, hogy mindenhol emelnék az árakat.

Súlyozott pontozási modellek alkalmazása a beszállítók értékelésére az árazáson túl

A gondolkodó szervezetek számszerű értékeket rendelnek a kulcsfontosságú tényezőkhöz:

Ez a megközelítés azt mutatta, hogy a legalacsonyabb árajánlatot tevő gyakran az öt versenyző közül csak a negyedik helyre kerül, ha figyelembe vesszük az életciklus-költségeket.

Tárgyalási stratégia: minőségbiztosítás biztosítása az elérhető ár megtartásával

Az okos szerződések egyre gyakrabban tartalmaznak minőséggel összekapcsolt fizetési feltételeket. Egy német konyhai felszereléseket vásárló cég 22%-os hatékony költségcsökkentést ért el azzal, hogy a szabvány egységek esetében az ár 70%-át előre fizette, és a fennmaradó 30%-ot csak akkor fizette ki, miután a termékek sikeresen teljesítették a sópermet korróziós próbát. Emellett azt is követelték a beszállítóktól, hogy finanszírozzák az ötéven belül bekövetkező bármely meghibásodás pótlását, így felelősséget biztosítva.

A mennyiségi kötelezettségvállalások kihasználása jobb árakért és állandó minőségért

Három ISO-szabványnak megfelelő beszállítóval egy éves vásárlások 60%-ának koncentrálása lehetővé tette egy Észak-amerikai kiskereskedő számára, hogy 12%-os mennyiségi kedvezményt szerezzen kereskedelmi sütők esetében, heti, beszállító által finanszírozott minőségellenőrzéseket és közös kutatási-fejlesztési programot energiatakarékos mosogatógépek terén. Ez a modell bemutatja, hogyan hoznak létre az stratégiai beszállítói kapcsolatok kölcsönösen előnyös értéket a tisztán tranzakciós árképzésen túl.